SERVICE D’ARCHIVES, LA BANQUE DOCUMENTAIRE DES ORGANISATIONS.
Du 26 au 28 novembre 2018, le Conseil International des Archives sous le thème : « Archives : Gouvernance, Mémoire et Patrimoine », qui s’est tenu pour la première fois en Afrique, à Yaoundé au Cameroun. A cette occasion, les grandes figures et professionnels de l’archivage au monde se sont rassemblé pendant ces trois jours pour échanger, réseauter et réfléchir sur l’état actuel et l’avenir de l’archivage. Cet évènement mondial permis a non seulement de démystifier davantage le rôle des archives et le métier d’archiviste ; mais aussi à démontrer que la profession d’archiviste est interressante, accessible, accessible, variée. Le choix du Cameroun comme pays d’accueil pourrait signifier l’importance de ce métier dans les pratiques nationales : mais est-ce vraiment le cas ? Est-ce un visage souriant, neutre ou attristé ?
UN BREF HISTORIQUE DE L’ARCHIVAGE AU CAMEROUN
Le concept des archives d’entreprise est relativement absent des politiques managériales au Cameroun. La présence des européens au Cameroun pendant la période coloniale et néocoloniale conférait aux archives une place remarquable. Les Français géraient les archives dans le seul intérêt de protéger leurs avantages. Aucune action n’a été menée dans le domaine du transfert de compétences archivistiques. C’est pour cette raison que, dès l’avènement des indépendances et la concurrence avec d’autres priorités, la valeur donnée aux archives a été rapidement dépréciée, et ce, progressivement. La plupart des grandes entreprises étant étatiques, la gestion y était pareille que dans les administrations où l’archiviste n’avait aucun rôle.
Depuis les années 2000, motivé par de grandes affaires juridiques (affaire Bakassi, contrôle supérieur de l’Etat) , l’impact des programmes de gouvernance , la prise en compte et l’urgence d’organiser la mémoire du pays sont amplifiées. Une loi sur les archives, la loi N°2000/010 du 19 décembre 2000 a ainsi été votée par l’Assemblée Nationale. Son décret d’application, le décret N° 2001/958/PM du 01 novembre 2001 a été signé en novembre 2001. Depuis, grâce à l’obligation d’archives qu’impose cette législation, des efforts sont notable.
I. QU’EST-CE QU’UN SERVICE D’ARCHIVES ?
A. Présentation
Les archives sont un ensemble de documents conservés pour pouvoir prouver des droits ou témoigner de certaines activités. Par métonymie, elles désignent également le lieu où l’on conserve ces documents.
Le service d’archives se charge de la gestion de l’archivage, c’est-à-dire de la collecte des documents d’archives, le contrôle de la tenue des archives courantes produite ou reçues, la conservation des archives intermédiaires, le tri, le classement, la description et toute la rédaction des instruments de recherche et de communication des archives. Les archives sont aussi l’institution et les bâtiments ou sont ainsi conserve la totalité des documents. C’est pourquoi le service d’archives peut être constitué d’un bâtiment ou dépôt principal, et d’un ou plusieurs dépôt(s) annexe(s). Les rôles principaux du service d’archives sont les suivants ;
- La gestion des documents au quotidien.
Cette gestion consiste à les organiser, les trier, les classer , afin de ne pas succomber dans la masse importante des documents à conserver, d’être en mesure à tout moment de retrouver un document et d’assurer la garde.
- La rédaction ou la production des outils de gestion.
Ces outils sont la boussole qui oriente et aide l’archiviste à bien faire son travail, à transmettre les compétences, à codifier les produits de son dépôt.
- Elaboration d’un tableau de gestion pour assurer la gestion des archives courantes et intermédiaires.
- Procéder à la destruction réglementaire des documents (durée légale de conservation à respecter)
- Effectuer l’archivage des archives dites définitives et assurer ainsi la préservation en toute sécurité des documents ayant une valeur historique.
En résumé, les missions du service d’archive qui hier étaient : la collecte, le classement, la conservation et la communication, se complexifie de nos jours avec les nouvelles exigences managériales. En plus de ces 4 « C », l’archiviste doit aussi entre autre :
- Faire respecter les Procédures quand cela n’est pas le cas ;
- Eliminer les documents n’ayant plus d’intérêt administratif ou historique ;
Avoir une attention particulière pour mettre en place les outils qui vont lui permettre de :
- Gérer l’éphémère
- Créer à partir de rien, parce que le plus souvent tout est à faire ;
Les aptitudes managériales dans la connaissance des organisations où intervient l’archiviste doit le conduire à :
- Amener toutes les unités opérationnelles à avoir une approche services
- Analyser les pratiques professionnelles pour les adapter à un environnement hybride, à la fois physique et numérique
En fin, le fil d’ariane d’une approche archivistique moderne doit être écologique et économique. En archivage électronique, par exemple il doit réduire le nombre de contraintes liées à la gestion du papier, de dossiers et documents. Il doit simplifier, sécuriser et rendre plus efficace la gestion d’informations sans altérer l’intégrité des données.
Toute cette activité est menée en gardant constamment à l’esprit l’un des principes les fort à l’archivistique : le PRF (Principe de Respect des Fonds). Chaque unité ne doit avoir accès qu’aux documents d’archives produits, reçus et versés par son personnel et en cohérence avec les procédures de l’organisation. C’est ici que la similitude avec les procédures bancaire se veut forte.
- BREF APPERCU DE LA GESTION BANCAIRE
Pour un établissement bancaire, la gestion définit le fait de gérer les flux d’investissement et d’emprunt, pour le compte de cet établissement bancaire ou pour les comptes de sa clientèle. Une banque est une institution financière qui fournit des services bancaires, soit notamment de dépôt, de crédit et paiement. Le terme de banque peut désigner de façon générale le secteur bancaire. De façon simple, une banque fonctionne en un sens de la manière suivante ;
- Collecte des dépôts public
- Gère les comptes de ses clients
- Assure la traçabilité (dépôt et retraits des fonds du client)
- Faciliter les retraits.
Un dépôt de fond est l’opération lors de laquelle un particulier remet à sa banque des actifs qui y seront gardés. Durant cette période de conservation, la banque a le droit de disposer de ce dépôt de fond pour son propre compte, mais doit le restituer selon des modalités déterminées.
En ce qui concerne les retraits, ces une opération selon la quelle le client demande à son banquier de lui remettre une certaine somme en espèces, dont le montant sera porte au débit de son compte.
Il est important de noter que les dépôts tout comme les retraits se font suivant une procédure bien établie :
Si ton compte est provisionné, tu peux y faire un retrait. S’il n’est pas provisionné, ce sera un découvert ou crédit. En français facile tu ne prend que ce tu as gardé. Nous retrouvons ici le PRF des archives.
- SIMILITUDES ENTRE LES DEUX SYSTEMES
Le service d’archives tout comme le service bancaire, sont deux systèmes de gestion qui ont des similitudes, et principalement dans les domaines :
- Collecte des fonds
Nous pouvons constater qu’au niveau des institutions financières, les fonds sont collecte au public (individus, entreprise, services, etc.). En ce qui concerne les archives par exemple d’une entreprise, ces le même principe car les différents services représentent le public de cette organisation.
- Classement
Le classement consiste à comptabiliser tous les dépôts, les repartir en fonction des clients (comptes) pour faciliter l’identification. Ce principe dans un système bancaire consiste à avoir un total des fonds dans la banque et les repartir dans chaque compte client par montant déposé. En ce qui concerne les archives, le même principe est appliqué le Cadre de Classement peut permettre le tri par métier.
- Conservation
La conservation est la procédure de stockage des différents fonds (documents) des différents clients (services). Il consiste à assurer ainsi la préservation en toute sécurité des (fonds) documents. La banque conserve l’argent comme alors que le service des archives va conserver les documents.
- Communication
Etymologiquement parlant, la communication est un échange d’information entre deux ou plusieurs personnes.
Concerne le système bancaire, les communications se font entre les clients (détenteur de comptes) et la banque. Toute communication (retrait, information, etc.) se fait suivant certaines conditions préétablies par la banque tel que ;
- S’assurer qu’il s’agit de son compte.
- S’assurer que la somme demandée se trouve dans son compte.
- Remplir une fiche de demande.
- Être servi à la suite.
En ce qui concerne le service d’archives, le droit d’accès s’exerce si l’objet de la demande remplit les conditions suivantes ;
- Que le document a été versé aux archives ;
- Qu’il s’agisse d’un document produit par ton unité d’appartenance ;
- Que la procédure existante t’en donne accès ;
Arrivé à ce niveau, il nous est aisé de conclure que le service d’archive est une banque documentaire. Le PRF (Principe de Respect des Fonds). Chaque unité ne doit avoir accès qu’aux documents d’archives produits, reçus et versés par son personnel et en cohérence avec les procédures de l’organisation. Si le document pour lequel vous souhaitez la communication a été produit par une autre unité, leur autorisation est nécessaire pour la validation de votre demande.
En banque aussi, vous ne pouvez avoir accès aux dépôts que si votre compte est fourni ou dans le cas de crédit ou découverts, vous avez des garanties.
